确定年会的时间和地点

首先需要确定年会的时间和地点，考虑到加班的因素，应该尽可能在正常工作时间内完成年会的筹备工作，避免在临近年会前才开始匆忙准备，需要选择一个适合年会的场地，比如公司内部会议室、酒店或餐厅等。

根据公司的需求和目标，制定年会的活动内容和流程，年会包括开场致辞、员工表演、颁奖典礼、晚宴等环节，在制定流程时，需要考虑到时间安排和活动的连贯性，确保整个年会流程的顺利进行。

安排人员分工

根据年会的规模和内容，需要安排相应的人员分工，可以设立策划组、执行组、技术支持组、后勤保障组等小组，明确各组的职责和工作内容，需要指定负责人进行统筹协调，确保各项工作的顺利进行。

加班计划

由于年会筹备工作可能需要加班完成，因此需要制定加班计划，首先需要确定加班的时间和人数，然后根据工作量和时间安排制定合理的工作计划，在加班期间，需要确保员工的工作效率和身体健康，合理安排工作和休息时间。

预算和费用管理

在策划年会时，需要考虑预算和费用管理，根据年会的规模和内容，制定详细的预算计划，并严格控制各项费用的支出，需要考虑到可能出现的意外费用和风险控制措施。

活动宣传和邀请函

在年会筹备期间，需要进行活动宣传和发送邀请函，可以通过公司内部渠道、社交媒体等方式进行宣传，并制作精美的邀请函向员工和嘉宾发出邀请。

在年会当天，需要按照预定的流程进行活动执行，并确保各项工作的顺利进行，在活动结束后，需要进行总结和评估，总结经验教训，为今后的活动提供参考。

是一个基本的加班策划年会的步骤和要点，具体实施时需要根据公司的实际情况进行调整和完善。